På fem månader har Region Värmland cirkulerat över 1 200 möbler

Resultatet syns redan i Sajklas plattform. Sedan årsskiftet har 1 231 möbler bokats. Det motsvarar 4,57 miljoner kronor i beräknad besparing jämfört med nyköp, 3,2 miljoner kronor jämfört med inköp av begagnat och 37 ton CO₂e i sparade utsläpp jämfört med nyproduktion.

Regionfastigheter använder Sajkla för att samla, synliggöra och boka möbler internt. I plattformen finns i dag 1 928 registrerade möbler, 677 möbeltyper och 319 platser. För Region Värmlands cirka 8 000 anställda börjar flödet på intranätet: där kan de se vilka möbler som finns över och boka det som passar deras verksamhet.

Dan Boström, utrustningsplanerare och inredare på Regionfastigheter, beskriver skiftet tydligt. Förr kunde möbler stå på ett lager på sjukhuset. Verksamheter fick komma på öppet hus, ringa Dan eller boka en tid för att se vad som fanns.
– Det fanns inget direkt system för just återbruk. Ofta var det jag som tog beslut på vilka möbler som skulle återbrukas, och då var det bara enstaka enheter, berättar Dan.

Även Nicklas Järvell, möbeltekniker och möbelsamordnare på Regionfastigheter, ser stor skillnad i vardagen.
– Det är som natt och dag. Det sköter sig mer självt i dag, säger Nicklas.

Nu kan medarbetare öppna intranätet, datorn eller telefonen och se vad som finns att boka. För en region med verksamheter på många platser gör det stor skillnad.

När möblerna blir synliga blir de också möjliga att använda igen. Sedan årsskiftet har olika verksamheter inom Region Värmland bokat 1 230 möbler via plattformen. På bara fem månader har varje bokning inneburit att en möbel fått fortsätta göra nytta, i stället för att ersättas av något nyproducerat.

För Dan och Nicklas handlar arbetet inte bara om att spara pengar och klimat. Det handlar också om att bygga en ny vana i organisationen: att börja med det som redan finns.
– Med så många anställda och med så stort möbelflöde vore det helt galet att inte ta hand om det, säger Nicklas.

På lagret i Grums blir återbruket konkret. Här står möbler som ska tvättas, ses över, lagas, kompletteras och köras vidare till nästa verksamhet. Det är också här arbetet som Nicklas Järvell, möbeltekniker och möbelsamordnare, gör syns som tydligast.

När en verksamhet bokar en möbel i plattformen tar Nicklas emot bokningen och skapar ett leveransdatum direkt. Sedan handlar det om det praktiska: plocka fram rätt möbel, tvätta av den, göra en översyn och köra ut den dit den ska användas.

– När det kommer in en order skapar jag ett leveransdatum på en gång. Efter det är det egentligen bara att tvätta av och köra ut, säger Nicklas.

Tidigare byggde återbruket mer på öppet hus, telefonsamtal och personliga överenskommelser. Möblerna fanns, men det krävdes mycket handpåläggning för att rätt person skulle hitta rätt stol, bord eller fåtölj.

Nu finns möblerna samlade digitalt och synliga via intranätet. Verksamheterna kan se vad som finns över, boka det de behöver och få det utkört. För Nicklas gör det planeringen enklare. För användarna sänker det tröskeln att välja återbruk.

Det är en viktig del av resultatet. Återbruk växer inte bara genom stora beslut, utan genom att vardagens flöden fungerar: bokningen, tvätten, översynen, utkörningen och möjligheten att snabbt få möbeln på plats. När Nicklas kör ut bokade möbler kan han samtidigt hämta in möbler som blivit över ute i verksamheterna och ta dem tillbaka till lagret i Grums.

På lagret görs också enklare renovering, som att byta hjul eller armstöd på stolar. Möbler som inte behöver rekonditioneras tvättas, får en översyn och kan omplaceras direkt.

Det kan låta vardagligt, men det är precis den sortens arbete som gör att möbler faktiskt cirkulerar. En stol som är hel, ren och lätt att boka blir ett verkligt alternativ till nyköp.

För Region Värmland handlar plattformen därför inte bara om att visa upp ett möbellager. Den hjälper återbruket att bli ett arbetsflöde som går att upprepa, följa upp och skala upp.

För att återbruk ska fungera i en stor organisation räcker det inte att en möbel finns. Den måste också passa verksamheten. Material, konstruktion och hygienkrav spelar stor roll, särskilt i vårdnära miljöer.

– Det måste vara rätt sorts möbel. Bra materialval och en konstruktion som gör det möjligt att renovera utan större ingrepp, och som också uppfyller alla hygienkrav, säger Nicklas.

Dan lyfter också en annan utmaning: vem som egentligen äger möblerna och besluten kring dem. Om varje avdelning ser möbler som något den själv äger blir det lättare att köpa nytt än att titta på vad som redan finns i organisationen.

Region Värmland har arbetat på det här sättet sedan årsskiftet. Ändå visar siffrorna redan efter fem månader vilken kraft det finns i att samla möblerna digitalt, göra dem bokningsbara och koppla ihop bokningarna med det praktiska arbetet på lagret.

Dan och Nicklas är tydliga med att arbetet fortfarande växer fram. De är två personer som driver mycket av återbruket i dag och de ser att potentialen är större än vad de hinner hantera själva.
– Vi satsar bara på att försöka återbruka så mycket möbler vi bara kan, säger Dan.

– När vi kan utvärdera och se siffrorna efter ett år blir det nog enklare att sätta upp framtidsmål. Det är en fråga om resurser också, säger Nicklas.

För Region Värmland börjar förändringen i det praktiska: att tvätta, laga, boka, köra ut och följa upp. Men bakom varje bokning finns också en större förflyttning. Återbruk blir inte ett sidoprojekt. Det blir ett smartare sätt att arbeta med möbler.

Just nu pågår ett möbelrekond-projekt till Mottagningshuset vid Centralsjukhuset i Karlstad. I det stöttar Sajklas plattform verksamheten med processerna för kvalitativ möbelrekond. Här används de befintliga möblerna som råvara till en färdig inredningslösning: utvalda möbler rekondas via upphandlade leverantörer och ska komma tillbaka i nytt skick.

I just detta projekt, som ingår i en större renovering, finns ca 200 möbler som ska på möbelrekond innan de levereras tillbaka till Centralsjukhuset. Det handlar framför allt om stolar, fåtöljer och soffor till väntrum, fikarum, mötesrum och kontor.

– Totalt rör det sig om cirka 200 enheter, mestadels stolar och soffor. Vi jobbar med väntrum, fikarum, mötesrum, kontor och liknande, säger Dan.

Möbelrekond börjar i detaljerna. En stol kan kläs om där trädetaljer ska lackas i en valfri kulör, den kanske måste stabiliseras, få ny stoppning och nytt tyg. Varje möbel får en åtgärdsplan utifrån skick, nytt påfört material för den miljö den ska användas i framöver.

Målet är att möblerna ska upplevas som nya igen, med kvalitet och garantier som gör dem trygga att välja även i större projekt. Då blir rekond inte en kompromiss. Det blir ett sätt att ersätta nyköp med en professionell, hållbar och långsiktig inredning.

Stol Valv exempelvis, som är tillverkad av Kinnarps, är en stol som lämpar sig bra för möbelrekond och spar ca 27 kg CO2 / stol, 77 % lägre klimatpåverkan jämfört med nyproduktion av exempelvis en stol som Siro Meeting Chair, från Kinnarps.

Region Värmland kan tagga de möbler som ska rekondas, skapa urval och exportera ett smart förfrågningsunderlag i Excel-format med aktiva länkar som leder till plattformen.

Leverantörer kan på så vis klicka sig vidare och se detaljerna direkt i plattformen med alla högupplösta bilder på konstruktionen, dess material och mått.

För Region Värmland blir det en tydligare beskrivning vad de vill få gjort på vilken möbel och för leverantörerna blir det lättare att räkna på rätt kvalitet och lämna ett konkurrenskraftigt pris. För projektet blir det enklare att jämföra svaren och välja rekondlösningar som kan ersätta nyproducerade möbler.