Hjo kommun organiserar ett cirkulärt möbelflöde
Precis som hos många kommuner har Hjo kommun en historia av att köpa in nya möbler utan att veta om det redan finns en möbel i eller utanför organisationen som skulle kunna fylla den sökta funktionen. I och med att kommunen nu ökar cirkulationen på möbler och även iordningställer ett centralt möbelförråd minskar behovet av lagerförråd ute på enheterna. Det medför att förvaltningens lokaler kan nyttjas på ett mer ändamålsenligt sätt.
– Gamla möbler har vi gjort oss av med utan att undersöka om de går att reparera eller renovera för att förlänga dess livstid i verksamheten. Mängder av möbler har stått undanställda i kommunens förråd utan att användas. Detta har inneburit ett slöseri med både ekonomiska och ekologiska resurser, säger Annica Carter, hållbarhetsstrateg i Hjo kommun.
Annica Carter som är hållbarhetsstrateg och Hanna Hagkvist på serviceenheten är två viktiga nyckelpersoner i den cirkulära omställningen.
Behovet uppstod av en sökbar databas
Olika digitala lösningar för att presentera kommunens möbelbibliotek för verksamheterna har undersökts. Valet föll till slut på Sajkla som erbjuder ett ny molnbaserad plattform för möbler. I plattformen finns ett sökbart möbelbibliotek, där det är enkelt med en vanlig mobiltelefon att registrera samtliga möbler i förråden. Därefter synliggörs bokningsbara möbler via intranätet för alla anställda.
Möbelbiblioteket ger oss överskådlighet och hjälper oss att sortera bland kommunens möbler. En samlad möbelhantering avlastar chefer i organisationen så att de kan lägga mer tid på kärnverksamheten.
Inventering av möbler
– Det beslut som ledningsgruppen fattat innebär att när behov av en ny möbel uppstår ska verksamhetsansvariga först undersöka möjligheten att återbruka befintliga möbler. För att möjliggöra denna undersökning krävs ett digitalt möbelbibliotek på exempelvis intranätet och då måste vi inventera vilka möbler som finns att tillgå, säger Annica.
Inventeringen är snabb och enkel och innehåller information om möbelns material, placering, utseende och skick osv. Numera är det enkelt som anställd i kommunen att gå in på möbelbiblioteket och söka upp den möbelkategori som man har behov av och anmäla intresse för en eller flera möbler.
Idag görs inventering och utlämning av möbler av arbetsmarknadsenheten.
Möbelbiblioteket synliggör bokningsbara möbler via intranätet för alla anställda.
Organisation och rollfördelning i samverkan
Det krävs samverkan i kommunen som helhet för att lyckas gå från nuläge till önskat läge. Arbetet i Hjo har framförallt varit ett samarbete mellan hållbarhetsstrategen, arbetsmarknadsenheten, samhällsbyggnadsenheten, ekonomichefen samt IT-chef. Numera ingår också möbelsamordnaren i arbetsgruppen. Läs mer om ansvarsfördelningen och rollerna i Rapport om arbetet med Cirkulära möbelflöden
Grunden till att lyckas är en motiverad organisation. För att nå dit behövs fördjupad förståelse och vilja hos verksamheterna att välja återbrukat före nyinköp. Med en möbelsamordnare som har ett övergripande ansvar för både inköp av möbler och gestaltning av offentliga inomhusmiljöer skulle man få en bättre överblick och kompetens vilket kvalitetssäkrar processen kring möbelhanteringen. Med en budget för cirkulär möbelhantering skulle möbelsamordnaren också kunna beställa renovering av möbler inför kommande behov.
– Eftersom kommunledningsgruppen har beslutat att vi i första hand ska återanvända befintliga möbler behöver samtliga chefer och ekonomer ha grundläggande förståelse för behovet av, och vinsterna med, en mer cirkulär möbelhantering, liksom kännedom om de praktiska rutiner för cirkulär möbelhantering som möjliggör detta.
Sparade 30% av sin möbelbudget
Beräkningar visar att Hjo kommun gjort besparing på 30% av sin möbelbudget första året med Sajklas plattform. Läs om ekonomisk besparing.
På sikt bör målsättningen vara att alla kommunens möbler finns registrerade i möbelbiblioteket, även de som är nyinköpta och som används.
Läs Hjo kommuns rapport
Många kommuner letar liknande lösningar för att nå miljömål och spara pengar. Rapporten redovisar hur kommunens projekt Cirkulär möbelhantering genomförts i Hjo kommun hittills och vilka lärdomar som dragits. Rapporten ger också förslag på hur de kan fortsätta utveckla en cirkulär möbelhantering som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar i kommunen.
Rapporten är sammanställd av Annica Carter Hållbarhets- och kvalitetsstrateg.
