Tre nya kommuner tecknar fleråriga avtal med Sajkla

Kommunerna vill effektiviserat sin hantering av befintliga och framför allt oanvända möbler. Målet är att skapa en effektiv användning av resurser, minska klimatpåverkan, minska avfallsmängderna och i förlängningen även spara pengar. Tillsammans med Hjo, Falköping och Skövde kommun är det nu ytterligare tre nya kommuner som upphandlat Sajkla.

Inköp och upphandling har kontor på ovanvåningen och arbetsmarknadsavdelningen finns på plats i Hållbarhetshuset på nedervåningen. Tillsammans med kommunens miljöstrateg bildar de ett team där alla jobbar ihop för kommunens cirkulära möbelflöde.

– Vårt tvärfunktionella samarbete, där vi tillsammans bidrar till den här förändringen är fantastisk, säger Robert Eriksson som projektleder omställningen till cirkulärt möbelflöde. Ett nytt möbelavtal, som ska säkerställa att alla nyköp ska fungera i flödet är bara är en liten del av Roberts uppdrag. Med starkt stöd av sin chef Ann-Helen Klasson lägger de nu en strategisk fleråring plan för hur möbelhanteringen ska fungera.

Samtidigt är det full verkstad i samma hus på bottenvåningen där arbetsmarknadsavdelningen bygger upp organisationen runt möbellagret och en butik för allt. Här skapas många nystartsjobb där Josef Önnhed som är chef bara ser möjligheter.

– Vårt centrum för återbruk blir en central plats i Falkenberg där både invånare och anställda i kommunen kan besöka oss och se hur vi praktiskt jobbar med återbruk kopplat till Agenda 2030. Alla kan se hur vi tar ansvar och maximerar kommunens resurser, säger Josef.

I Falkenberg är kedjan mellan praktiska moment som inventering av möbler, lagerhållning och viss renovering till strategiska inköp av möbler ihopkopplade. Det är en innovativ process att ställa om en hel kommun och här tycks alla inspireras av varandra. Sajklas startutbildning är genomförd och handledare och deltagare från arbetsmarknadsavdelningen har påbörjat den stora inventering av möbler i Sajklas webbapp. Inom några månader när möbelbiblioteket fyllts med intressant volym kommer alla bokningsbara möbler publiceras på intranätet för alla anställda att se och boka.

Vägg i vägg finns kontorsplatser för Arbetsmarknadsenheten som jobbat med återbruk av möbler i många år. Det har då främst handlat om lagerhållning och skötsel av möbler som en sysselsättning och arbetsträning för deltagare hos Arbetsmarknadens aktivitetsenhet.

Nu vill enheten effektivisera och skapa en bättre struktur kring möblerna som de upplever har fått en mer central roll i en alltmer miljömedveten organisation. Sajklas plattform blir ett mer robust system för detta och kommer ersätta ett tidigare enklare annonssystem. Att fotografera och administrera information om möbler har personalen gjort länge. Nu ska Sajklas inventeringsapp hjälpa till att förenkla, få struktur och en likriktad presentation av alla möbler så det blir enkelt både för den som vill boka och de som hanterar ordrar att få full kontroll.

– Det är spännande att vara en del av utvecklingen i den cirkulära möbelhanteringen där vi kan vara med och påverka. Vi ser mycket fram emot att komma igång med plattformen, säger Jessica Janeblad som är arbetsledare på Arbetsmarknadsenheten och Möbelcirkeln.

Det är 13 900 anställda i Jönköpings kommun vars möbler nu ska flöda genom Sajklas plattform. Arbetsledare och deltagare hos Arbetsmarknadsenheten blir möbelansvariga och tar hand om intresseanmälningar och bokningar. När en möbel blir levererad av personalen från Möbelcirkeln till en verksamhet loggas det i plattformen och möbeln byter då automatiskt plats. På så vis stannar alla inventerade möbler kvar i systemet och databasen byggs upp över tid. Det har varit en ganska lång process för Arno Willemse som är Enhetschef på Arbetsmarknadsenheten att komma fram till dagens lösning.

– Vi är en av Sveriges största kommuner och samverkan mellan enheter är viktigt för resultatet, lika viktigt är det att vara i framkant och våga testa nya arbetssätt och lösningar. Vi såg att Sajklas plattform har en robust grund för oss att växa in i som helhet för hela organisationen. Vi börjar hos oss på Möbelcirkeln, det känns tryggt att veta att systemet egentligen är till för alla som hanterar möbler och möbelinköp i hela kommunen.

Alice Karlström som tidigare praktiserat på Cirkulära Göteborg och vikarierat som projektledare för Boråsregionens avfallsplan är på plats och har startat sitt uppdrag. Kommunen har under flera år antagit olika planer och klimatlöften, bland annat fossiloberoende kommun och nu senast Klimatmål 10 Vi använder cirkulära möbler.

— Det är spännande att kommunen tagit ett stort grepp om flödet och satsar resurser på det. Det är också lite skrämmande att flödet till en början behöver modifieras och ändras till dess att det flyter på utan hinder, säger Alice.

I Härryda finns vissa förutsättningar som förenklar arbetet i omställningen. Kommunen har valt att nyttja det faktum att det bara finns en förvaltning genom att besluta att möbelbeståndet ägs gemensamt av förvaltningen som helhet. Det ska underlätta för delandet av möbler då interndebitering inte är aktuellt. Härryda ska även anställa en möbelsamordnare som har ansvar. Budget- och beslutsmandat vad gäller möbler lyfts bort från enhetscheferna och det finns ett arbetslag som ansvarar för den praktiska hanteringen. Besluten är grundade i en förstudie 2018-2020 där en totalkostnad togs fram för inköp av möbler med ett snitt på 6,7 miljoner/år. I förstudien togs det även fram en beräkning på hur många gånger en enhet slängde möbler och vad det kostade.
—Det var skrämmande siffror där möbler som var funktionsdugliga kastades. Ingen vill egentligen hantera möbler så.

Det allra första Alice tog tag i var att upphandla ett digitalt stödsystem . Samarbetet med Sajkla inleddes och nu har inventeringen startat. Kommande månader ska det kartläggas hur interna verkstaden inom arbetsmarkandenheten ska jobba i flödet med viss renovering, hur extern rekond kan genomföras vid behov och hur flödet kring transporter ska gå till. Tills sist ska nya krav vid inköp av nyproducerade möbler tas fram och lagret finnas på plats.

— Det är till stor hjälp att ha kommunens ledord mod, nytänkande, handlingskraft i ryggen när alla förändringar ska till, avslutar Alice.