Härryda kommun - först ut att använda Sajklas bokningsfunktion

En dryg vecka efter lanseringen märker kommunen redan en ökning av antalet bokningar och systemet används flitigt av de anställda. Sedan de började använda möbelbiblioteket i april 2022 har de cirkulerat cirka 700 möbler i kommunen.

Tidigare hade varje enhet i Härryda kommun ansvar över sina egna möbler och något centralt möbellager fanns inte. Det infördes i samband med uppstarten av omställningen till cirkulär möbelhantering och inventering i Sajklas plattform. Alice Karlström är projektledare för cirkulär möbelhantering och berättar om effekterna av att introducera Sajkla för att enklare kunna cirkulera kommunens möbler.

— Målet är att vi lättare ska synliggöra de möbler vi har och som inte används. Största skillnaden nu är att alla kan se de möbler som finns. Tidigare slängdes en hel del som man inte trodde att någon behövde. Vi kan skapa bättre ordning på de resurser vi har och utnyttja dem effektivare än vad vi gjort tidigare. I möbelbiblioteket sker dessutom alla platsbyten automatiskt när man bokar en möbel. Tidigare gjorde jag dem manuellt och det fanns risk att missa något. Det känns väldigt bra med en digital lösning för hanteringen av våra möbler, säger Alice.

Samtidigt som kommunens hantering blir mer effektiv märker de redan nu även en ekonomisk besparing efter en generell uppskattning.

— Tack vare att vi ökat vår cirkulära möbelhantering ville vi se om vi lyckats spara på vår möbelbudget. Vi frågade de som har beställt möbler internt om de hade beställt nytt om de inte hittat en befintlig möbel. Av de som svarat ja uppskattade vi sedan vad en ny liknande möbel hade kostat och kom fram till att vi sammanlagt sparat runt 370000:- sedan april 2022.

Hur löser man en sådan här omställning rent praktisk i en kommun? I Härryda jobbar de stegvis under en projekttid på två år där Alice är projektledare. Steg ett var att lansera plattformen för att tillgängliggöra alla möbler. Som steg två har de bytt upphandlingsavtal.

— Upphandlingsenheten har jobbat med ett projekt för att standardisera vårt utbud av möbler så vi inte har en uppsjö av till exempel olika elevstolar i skolan. Det kanske räcker med fyra olika modeller. Vi har tagit fram ett standardiserat sortiment som är de enda vi får köpa in av. Steg tre blir att anställa en möbelsamordnare som sköter alla möbelinköp till kommunen. Efter det kan vi sjösätta de standarder vi tagit fram där man först tittar i Sajklas plattform. Hittar man inte det man söker där kontaktar man möbelsamordnaren som gör inköp efter våra riktlinjer, förklarar Alice.

Logistiken av möbler sker genom interna transporter två dagar i veckan, av ett transportteam med personer som arbetstränar. För hanteringen av möbelrenovering finns en anställd på arbetsmarknadsenheten som jobbar som arbetsledare på snickeriet och utför enklare renovering. Alice har hittat ett effektiv sätt att kommunicera förfrågningar om renovering på möbler som behöver skickas till snickeriet.

— Som administratör i Sajklas plattform hanterar jag de bokningar som kommer in. Där är den interna chattfunktionen väldigt användbar. Jag kan till exempel få en bokning av en möbel och en förfrågan i chatten om det går att göra en lättare renovering. Då tilldelar jag vår arbetsledare på snickeriet rollen möbelansvarig och då ser hon alla kommentarer och bilder på möbeln utan att jag behöver vare sig mejla eller ringa. Det nya bokningssystemet har verkligen förenklat vår möbelhantering, vilket känns himla bra, avslutar Alice.